Le cahier des charges est l’une des premières étapes dans la construction de votre votre futur site internet. Il est le document de base qui va permettre de centraliser vos besoins et d’expliquer aux acteurs du projet ce que vous souhaitez. Sa bonne rédaction est donc essentielle pour la suite du projet. Voyons ensemble comment le construire et bien s’en servir. 

Qu’est-ce que le cahier des charges d’un site internet ? 

Le cahier des charges formalise l’ensemble des besoins autour de votre projet web dans un document. Il reprend donc les attentes fonctionnelles, techniques et graphiques de votre organisation. 

Le cahier des charges va également servir de document de référence lors des échanges avec les différentes agences web. Elles se baseront sur celui-ci afin de dresser le devis de votre projet.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un projet web ?

Lors de la création d’un site web, chaque entreprise a des attentes bien spécifiques. Ces attentes peuvent même être différentes en interne et amener à des débats ou discussions. La complexité d’un projet web peut être importante et les spécifications très nombreuses. Ainsi pour instaurer une base de travail claire, le cahier des charges est indispensable. 

Que doit contenir le cahier des charges d’un site internet ?

Le cahier des charges doit annoncer d’abord une présentation de l’entreprise, le contexte de la mise en place du projet, l’équipe projet et les futurs gestionnaires du site web. 

1. Présentation de l’entreprise

Présenter votre métier et vos activités

La présentation de l’entreprise doit mettre en lumière ses différentes entités, ses domaines d’activités stratégiques et ses produits ou services. Vous pouvez y inscrire tous les éléments pertinents qui permettront de mieux comprendre l’ADN et par la suite le projet web. Cela peut comprendre l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, son fonctionnement, des exemples de réalisations, etc. 

Présenter l’équipe

Pour la suite de la gestion du projet, prenez le temps de mettre à plat les rôles de chacun dans la création du site web. Cela inclut : 

  • décideurs : chefs de service, direction, ce sont eux qui vont trancher sur certains sujets.
  • chefs de projets : ils travaillent avec les parties prenantes pour collecter et transmettre les informations. 
  • administrateurs/rédacteurs : ils sont chargés de s’occuper de faire vivre le site internet une fois en ligne. En général, ces chargés de contenu sont les responsables marketing.
  • des prescripteurs : responsables divers, consultants, partenaires, relations, ils donnent leurs conseils et avis sur le projet.
  • des prestataires : existants ou futurs, il est bien de noter les prestataires que vous envisagez pour le projet.

Expliquer le contexte

perf passé, changement dans l’entreprise…

Détailler votre fonctionnement pour la gestion du projet web

Bien que chaque agence web dispose de leur manière de travailler, vous pouvez avoir besoin d’appliquer certaines méthodes. Cela peut comprendre : 

  • Les mode de communication que vous souhaitez privilégier
  • Les livrables souhaitables 
  • Les moments idéaux pour vous contacter compte tenu des disponibilités de vos équipes
  • Les jalons du projet

Préciser l’échéancier du projet

Posez dans le cahier des charges le timing du projet. Indiquez les dates de réalisation des différentes étapes du projet pour préciser aux agences le temps dont vous disposez. Certains de nos clients ont besoin que la refonte de leur site web soit effective avant la période saisonnière forte de leur activité. 

Nous considérons que deux dates sont les plus importantes : la date de signature avec l’agence web que vous avez choisie et la date de mise en ligne. Vous pouvez également ajouter la date de fin de la rédaction des contenus, la date de validation de la maquette, la date de recettage avant la mise en ligne et la date de formation au CMS.

Normalement, votre échéancier est déjà fait et contient les phases préliminaires : constitution de l’équipe projet, échanges et débats avec les concernés dans l’entreprise, rédaction du cahier des charges. 

Dites-vous bien que l’échéancier ne dépend pas que de l’agence web. Vous devrez valider les différents livrables, rédiger les contenus si vous le souhaitez, vous former, vous rendre disponible pour les réunions de suivi et recettage, etc. Prenez donc en compte les disponibilités de votre équipe projet. 

2. Cibles

Dans les premières pages du cahier des charges du site web doivent figurer les cibles que vous visez. En effet, toute la stratégie du projet du site internet découlera de ces cibles, qui peuvent d’ailleurs être multiples. Vous devez les détailler un maximum dans votre cahier des charges. 

Elles doivent être présentées sous la forme de personas :

  • Âge ? 
  • Connaissance du numérique ?
  • Passions ?
  • Parcours d’achat : curiosité / considération / choix

3. Objectifs 

Vous devrez rapidement définir des objectifs précis autour de votre site web. Quel est son but principal ? Que souhaitez-vous atteindre grâce à la refonte du nouveau site ? Ainsi, prenez les temps de déterminer les objectifs de votre site web. 

On distingue généralement les objectifs principaux d’autres objectifs secondaires. Il est également important d’être précis dans vos objectifs en les chiffrant, en leur donnant une temporalité, en étant réaliste… N’hésitez pas à utiliser la méthode SMART pour les définir.

4. Expliquer la typologie du projet de site web

Un site peut remplir de nombreuses fonctions. Choisissez dès le début la typologie du site voulu : site vitrine, catalogue, e-commerce ou extranet. Il arrive parfois que plus d’un type soit nécessaire. Cela n’est pas un problème, mais les coûts de création seront forcément alourdis.

5. Fonctionnalités du site internet : préciser les besoins fonctionnels dans le cahier des charges

Besoins en termes de design

Fonctionnalités

Pour atteindre vos objectifs, il existe pléthore d’outils et de fonctionnalités. Il est important pour vous de comprendre le panel de fonctionnalités pour votre site web à disposition. Vous ferez ensuite le choix d’utiliser ou non telle ou telle fonctionnalité. Pensez également au coût de ces dernières. 

En effet, même si vous décidiez de construire votre site avec un CMS gratuit ou à faible coût, vous pourriez tomber sur de mauvaises surprises. Certains forfaits omettent de vous fournir des fonctionnalités essentielles, qu’il faut ensuite incorporer en achetant des plugins parfois onéreux. L’exemple type serait de choisir un CMS pour un site e-commerce où il faut en fait acquérir un plugin pour la centrale de paiement, un autre pour le suivi de livraison, encore un autre pour le suivi des personnes qui ne finalisent pas leurs achats, etc.

En détaillant toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin dans le cahier des charges, vous pourrez vous renseigner sur les prix de ces fonctionnalités à l’avance et avoir une meilleure idée de la faisabilité de votre projet en fonction de votre budget.

6. Exigences techniques

Gestion des données du site existant 

Dans la grande majorité des cas, vous disposez déjà d’un site web avant la refonte. Vous devez donc vous posez la question de la migration ou non de ces données : 

  • textes
  • images
  • documents en ligne (PDF, Excel…)
  • statistiques historiques de trafic 
  • autres données importantes tels que du code spécifique ou des fonctionnalités particulières à conserver

Vous devez choisir si elles seront conservées, archivées ou supprimées. 

Gestion des redirections

Votre site se compose de dizaines voire centaines de pages qu’il va falloir rediriger vers le nouveau site. Si les nouvelles URL sont les mêmes que les anciennes, cela ne posera pas de problème, mais c’est rarement le cas. De ce fait, détaillez ce que vous prévoyez de faire et de faire faire pour gérer le plan de redirection. S’il existe des spécificités à votre plan, indiquez les compétences requises par l’agence que vous missionnez. 

Type de CMS

Le CMS (Content Management System) est l’outil qui vous permettra de gérer les pages, les textes, les images et tout le contenu de votre site. Il en existe de nombreux propriétaires ou libres. 

Voici quelques critères de choix d’un CMS : 

  • Ergonomie, facilité d’utilisation 
  • Type de projet web
  • Performance du CMS en termes de référencement
  • Évolutivité, modularité
  • Connaissance du CMS par les prestataires
  • Sécurité
  • Coûts (utilisation, modules…)

Qualité du code

La qualité du code du nouveau site influera sur les bugs potentiels, la maintenance du site, sa vitesse et donc son référencement sur les moteurs de recherche. Vous pouvez exiger un certain niveau de qualité du code. Cela se mesure sur de nombreux outils d’audit de site tels que Measure page quality, GT Metrix ou W3C Validator. 

Rapidité du site

La vitesse de chargement des pages et du site en général est un critère important de référencement. Vous pouvez donc exiger une certaine performance à ce niveau. Des outils comme le PageSpeed Insights de Google permettent de vérifier ces performances.

Attention cependant, si votre site nécessite des images de très bonne qualité ou des fonctionnalités particulières, il est normal qu’il mette du temps à charger. Il s’agit d’un compromis à prendre en compte.

7. Besoins sécurité

Selon la sensibilité des données partagées et le type de site, le niveau de sécurité peut évoluer. Dans tous les cas, vous devez avoir des exigences élevées concernant la sécurité de votre site. Reportez-vous à notre article concernant la sécurité d’un site pour en savoir plus.

8. Arborescence, pages et structure du site

Afin de déterminer la structure générale du site et de ses pages, vous allez d’abord avoir besoin d’écrire l’arborescence de votre projet. Pour cela, un bon début serait de lister tout le contenu qui sera présent pour répondre aux objectifs du site. Chaque fonctionnalité, page, doit être listée. Ensuite, il faudra hiérarchiser ce contenu. Déterminez tout le contenu le plus important afin de lui accorder une place clé sur les pages.

L’avantage de prendre le temps de réaliser une bonne arborescence est double : le site sera à la fois plus clair et rapide à prendre en main pour l’utilisateur, et il sera en outre mieux référencé. De plus l’arborescence détermine le volume et la typologie des pages à créer, ce qui influera sur le prix final du site.

9. Budget

Votre argent n’est pas illimité. Pensez donc à inclure une fourchette estimative du prix dans le cahier des charges de votre site web. Pour vous aider à définir un projet, sachez que la structure des coûts d’un site web est composée de frais fixes et de frais variables (souvent mensuels).

  • Frais fixes : prestations d’audit, d’installation, de développement, de formation…
  • Frais variables : hébergement, maintenance, nom de domaine…

Le prix variera donc selon la taille de votre projet et les tarifs journaliers des agences web.

Quelle méthode suivre pour concevoir le cahier des charges du site internet ?

Cela va dépendre du cadre du projet web. Vous pouvez impliquer les personnes concernées par le projet. Cela peut comprendre : les équipes marketing/communication, les commerciaux, l’administration des ventes et la direction. 

  1. Constituer une équipe projet et un échéancier du projet
  2. Définir les objectifs à partir des objectifs de l’entreprise
  3. Préciser les besoins selon les objectifs définis
  4. Mettre au propre les sujets et besoins évoqués
  5. Faire valider le cahier des charges par les différentes parties de l’équipe projet

Nos conseils pour réussir le cahier des charges de votre site internet

Prenez le temps de construire le cahier des charges du site internet

Un projet web, surtout lorsqu’il est d’envergure, mérite de ne pas se précipiter. Pour que le cahier des charges de votre site internet reflète vraiment ce que vous souhaitez, n’hésitez pas à prendre le temps et à impliquer vos équipes pour ne rien oublier. 

N’ayez pas peur de voir large

Le cahier des charges, vous n’allez pas le refaire tous les ans. Ainsi, n’hésitez pas à construire de manière à poser l’ensemble de vos besoins pour les différents services de l’entreprise. Oui, vous ne pourrez peut être pas tout faire du premier coup. Oui, votre budget limitera ce que vous voulez faire. Cependant, vous aurez construit vos besoins une bonne fois pour toutes. Vous pourrez utiliser votre cahier des charges comme un document de référence pour faire évoluer votre site internet par la suite. 

Consultez si nécessaire

N’hésitez pas à consulter des spécialistes du web (comme nous !) pour répondre à vos questions pendant la construction du cahier des charges. Leur expérience permettra de vous rendre compte de la faisabilité et des coûts du projet.

Structurez et synthétisez au maximum

Pas de blabla dans un cahier des charges ! Même s’il est exhaustif, il doit aller à l’essentiel. Pensez donc à le relire, le structurer et le raccourcir le plus possible pour qu’il soit facile à comprendre et à traverser. 

Le cahier des charges vous pousse à aller plus loin dans la vision de votre projet et permet de faire mûrir ce dernier. Vous vous confrontez ainsi aux éventuelles difficultés pour les résoudre à la racine. Malgré son formalisme qui pourrait paraître rebutant, c’est au final un gain de temps énorme qui évitera de nombreux écueils. Prochaine étape pour votre projet web : le choix d’un partenaire pour votre projet.

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